Unser neues Produkt „Abteilungsboard“ – User- und Design-Centered von Anfang bis Ende

Im September 2018 haben wir die Pilotierung von unserem neuen Produkt 'Abteilungsboard', ein touch-optimiertes Wide-Screen Kollaborationsboard, erfolgreich abgeschlossen. In diesem Beitrag schildern wir unsere Reise seit Mai 2017 - von der initialen Idee bis zum ersten User-Touch auf der Pilotstation im Spital Interlaken (Spitäler fmi AG). Zusätzlich wagen wir einen Ausblick, wohin diese Reise in Zukunft gehen wird.

User- und Design-Centered im Fokus
Bei der Entwicklung des Abteilungsboards haben wir von Beginn an mit der Digitalagentur Ginetta zusammengearbeitet und die End-User konsequent in den Vordergrund gestellt. Die Ablösung der analogen White-Boards, wie sie auf fast jeder Station im Spital vorzufinden sind, ist ein schwieriges Unterfangen. Uns war daher bewusst, dass nur eine visuell überzeugende und zugleich effiziente Lösung Erfolg haben kann. Obwohl wir in der Vergangenheit bereits einige Anfragen für ein solches Produkt von unseren Kunden erhalten haben, waren wir nicht sicher, ob ein solcher Ersatz in der Praxis akzeptiert wird. Die Prozesse müssen bei digitalen Lösungen sitzen – Tricksen ist keine Option mehr.

Für uns war es deshalb sehr essentiell, die Anforderung an das Produkt möglichst genau zu kennen und zu verstehen. Im Mai 2017 diskutierten wir im Rahmen eines Fokus Meetings zum Thema ‚Stationsboard‘ mit spezifischen Vertretern aus der Praxis über die Anforderungen. So konnten wir Ideen und wertvolles Feedback zu den ersten Prototypen sammeln. Die Vorstellung, wie ein Touch-Board für die verschiedenen Stationsarten (Bettenstation, Gebärsaal, Notfall, IPS, etc.) aussehen könnte, wurde konkretisiert. Von Anfang an haben wir auf interaktive Mockups gesetzt, um Inputs und Lösungen rasch mit KISIM Benutzern zu testen und so visuell erfassen zu können.

Nach dem Mockup ist vor dem Mockup
Von Anfang an haben wir auf interaktive Mockups gesetzt, um Inputs und Lösungen rasch mit KISIM Benutzern zu testen und so visuell zu erfassen. Zu Beginn waren wir etwas überrumpelt von den vielen Anforderungen und der Komplexität der abzubildenden Prozesse. Auf den ersten Blick sieht zum Beispiel ein einfacher Schichtplanungsprozess relativ simple aus. Bei dessen Umsetzung waren wir allerdings mit der Fragestellung konfroniert: Wie kann ein solcher Prozess effizient via Touchfunktion bedient werden?

Trotz allen Herausforderungen haben wir haben den Mut nicht verloren und konsequent neue Prototypen gebaut. Bestehende Interaktionskonzepte wurden nochmals, nochmals und nochmals getestet und hinterfragt. Der Erfolg dieser Prototypen haben wir dabei sicher auch den Designerinnen und Designern von Ginetta zu verdanken. Am Schluss haben wir mit der Entwicklung lange zugewartet und erst sehr spät die ersten Zeilen Code geschrieben. Unsere gewonnene Erkenntnis dabei ist: Ein einziger Dummy Prototyp reicht oftmals nicht aus. Das Prototyping geht auch in der Entwicklung weiter. Erfolgskritisch ist dabei, dass der Feedback-Loop mit den End-Usern nicht vergessen geht, um so die Umsetzung laufend kritisch zu testen und zu hinterfragen. Der Erfolg einer Software Lösung zeigt sich erst in der Praxis.

Lean on Top mit dem eHuddle
In der Konzeptphase wurde sehr bald auch der Lean Management Prozess ein Thema. Wir haben einiges dazugelernt, was Lean in der Praxis für ein Spital, das Personal sowie auch für die Patienten bedeutet. Es ist erstaunlich, wie Lean das Spital transformiert und den Fokus auf die Patienten sowie auf eine effiziente Organisation richtet. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, in das bestehende Konzept des Abteilungsboards auch die Möglichkeit für einen digitalen Lean Management Prozess ‚eHuddle‘ zu integrieren. Zumindest für die Aspekte der Zonenplanung und der Team-Auslastung. Wir sind deshalb überzeugt, dass die Digitalisierung noch vieles bewirken und leisten wird. Mit unserem digitalen Lean Management Board tragen wir unseren Teil dazu bei.

Funktionsumfang des Abteilungsboards
Gerne möchten wir auch einen kurzen Überblick des Funktionsumfangs von der momentanen Version des Abteilungsboard geben. Der Fokus liegt klar auf:

• Kachelansicht mit Überblick der Zimmer und Betten sowie der Patienten. Die Anordnung der Station (Zimmer/Bett) und welche Informationen aus der Krankengeschichte (KG) angezeigt werden sind stark konfigurierbar.
• Detailansicht des Patienten: Es können verschiedene Informationen aus der KG direkt auf dem Board angezeigt werden (konfigurierbar).
• Schichtplanung: Durch die Integration der Planungsinformationen aus dem PEP in das Board werden automatisch die Mitarbeiter einer Schicht angezeigt. Diese können dann den Patienten zugewiesen werden.
• Planung Ein-/Austritte: Die Ein- und Austritte werden angezeigt.
• Filtern des Boards: Filterfunktionen erlauben, effizient gewisse Informationen visuell zu filtern. Beispiele: Welcher Patient ist mir zugewiesen, welcher Patient ist nüchtern, wo liegen HP/P-Patienten, usw…
• Lean Management: Planung von Zonen, Abbilden von Lean Management Rollen sowie Management von Belastungen auf Zonen und Schichtebenen

Wohin geht die Reise?
Wie im Eröffnungssatz erwähnt, haben wir nun nach ca. drei Monaten Praxistest den Pilot im Spital Interlaken abgeschlossen. Wie lautet das Feedback? Wie geht es nun weiter? Wir freuen uns sehr, dass die Userakzeptanz des Abteilungsboards extrem hoch ist. Die Resultate der Praxistests haben unsere Zielsetzung – sogar unsere Vision – übertroffen. Die Hauptanwender des Pilots, also das Pflegepersonal, ist vollkommen vom Abteilungsboard überzeugt und möchten auf keinen Fall auf die analoge Lösung zurück. Die Interaktion beeindruckt und führt zu effizientem Arbeiten. Dies freut uns besonders, auch weil wir diese im Vorfeld so oft und intensiv analysiert haben. Weiter konnten auch bestehende Um-Prozesse des Abteilungsboards optimiert werden. Wie bereits erläutert: Bei digitalen Lösungen müssen alle betroffenen Prozesse passen und zusammenspielen. Dies bedeute für das Spital Interlaken u.a. auch Effizienz, Daten-Aktualität, sowie Spass an der Arbeit im laufenden Betrieb.

Mit diesem Erfolg werden wir das Abteilungsboard fleissig optimieren und weiterentwickeln. Sie fragen sich: Was gibt es denn noch zu tun? Wir werden nun die Abteilungen Notfall und IPS als nächstes Ziel angehen, um zu verstehen, ob die bestehende Lösung noch Lücken aufweist. Zudem werden wir ab 2Q2019 auch ein übergreifendes Reporting über die verschiedenen Stationen in Angriff nehmen. Dies soll rasche und zeitaktuelle Antworten auf Fragen wie ‚Anzahl freie Betten‘ und ‚Wie stark sind die Stationen belastet‘ bringen. Bis jetzt waren solche Fragestellungen mit aufwändigen, manuellen Reportings verbunden.

Falls Sie mehr über unser neues Produkt erfahren möchten oder eine live Demonstration des Abteilungsboards wünschen, kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne!